Quản lý mua hàng

Lịch làm việc

• Các nhà phân tích mua sắm thường làm việc toàn thời gian, với một số công việc làm thêm giờ tùy thuộc vào nhu cầu của người sử dụng lao động. Xu hướng mua sắm và ngày lễ có thể ảnh hưởng đến mức độ bận rộn của một công ty, từ đó ảnh hưởng đến mức độ bận rộn của các nhà phân tích và quản lý mua hàng của công ty! 

Nhiệm vụ tiêu biểu

• Dự báo nhu cầu mua sắm sắp tới của người sử dụng lao động; Lập kế hoạch để đáp ứng nhu cầu và mục tiêu
• Tạo và đăng Yêu cầu báo giá, Yêu cầu đề xuất và Yêu cầu thông tin
• Xem xét các bài nộp và danh mục
• Tham dự các triển lãm và sự kiện thương mại để luôn cập nhật các sản phẩm và dịch vụ mới trên thị trường
• Lập danh sách các nhà cung cấp và nhà cung cấp tiềm năng (nhà cung cấp là những người bán hàng trực tiếp; nhà cung cấp là người bán bên thứ ba)
• Duy trì trình độ kỹ thuật và hiểu biết về các sản phẩm hoặc dịch vụ thích hợp đang được xem xét
• Tiến hành đánh giá khách quan các dịch vụ của nhà cung cấp và nhà cung cấp cũng như rủi ro khi kinh doanh 
• So sánh giá thầu, báo giá, giá cả, sự khác biệt, ưu điểm và nhược điểm giữa nhà cung cấp và nhà cung cấp tiềm năng
• Sắp xếp các cuộc họp với các đối tác tiềm năng; Lên lịch phỏng vấn và thăm thực địa
• Thực hiện các chuyến thăm và tham quan các nhà máy và trung tâm phân phối để đánh giá sự phù hợp, độ tin cậy và hiệu quả của các đối tác tiềm năng 
• Kiểm tra sản phẩm và dịch vụ về chất lượng 
• Đảm bảo thực tiễn của nhà cung cấp / nhà cung cấp phù hợp với giá trị thương hiệu của nhà tuyển dụng 
• Tạo báo cáo chi phí để giúp người quản lý đưa ra quyết định mua hàng sáng suốt 
• Đưa ra quyết định khách quan, khách quan và rời rạc về việc nên mua nhà cung cấp và nhà cung cấp nào
• Đàm phán giá cả hợp lý với các nhà cung cấp và nhà cung cấp; đi đến các điều khoản dễ chịu sau đó soạn thảo hợp đồng để xem xét và ký kết
• Đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc và luật hiện hành
• Làm việc với các nhóm pháp lý, đầu mối liên hệ sản xuất và quản lý chuỗi cung ứng
• Sử dụng Hệ thống Quản lý Vòng đời Hợp đồng để giữ hồ sơ an toàn và có tổ chức
• Tiến hành đánh giá nhà cung cấp / nhà cung cấp để đánh giá hiệu suất
• Rà soát hợp đồng khi đến thời điểm gia hạn 

Trách nhiệm bổ sung

• Tìm cách giảm chi phí và hợp lý hóa việc thực hiện giao dịch 
• Nghiên cứu hồ sơ bán hàng và theo dõi xu hướng giá
• Xem lại hóa đơn/đơn đặt hàng xem có sai sót không
• Phân tích xu hướng và rủi ro tiềm ẩn của chuỗi cung ứng; Đưa ra kế hoạch sao lưu 
• Sử dụng các nguyên tắc tìm nguồn cung ứng chiến lược
• Liên lạc giữa công ty và các nhà cung cấp và nhà cung cấp; Xây dựng mối quan hệ và quản lý các mối quan hệ lâu dài
• Thực hiện quản lý hàng tồn kho để đảm bảo các mặt hàng được dự trữ khi cần thiết

Kỹ năng mềm

• Lắng nghe tích cực
• Tư duy phân tích
• Hợp tác 
• Sự quyết đoán
• Định hướng chi tiết
• Frugality 
• Vô tư 
• Độc lập
• Tính toàn vẹn
• Intuition
• Lãnh đạo 
• Tính khách quan
• Kiên nhẫn
• Persistence 
• Tính thuyết phục 
• Kỹ năng giải quyết vấn đề
• Kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ
• Làm việc theo nhóm

Kỹ năng kỹ thuật

• Phần mềm phân tích ngân sách và tài chính
• Quản lý quan hệ khách hàng 
• Công cụ báo cáo cơ sở dữ liệu 
• Enterprise Resource Planning tools such as SAP and JDE
• Sự nhạy bén về tài chính
• Phần mềm quản lý hàng tồn kho
• Ngôn ngữ hợp đồng pháp lý
• Materials requirements planning/logistics and supply chain software — Infor Lawson Supply Chain Management
• Procurement software (aka RFQ or purchasing management software)
• Project management programs like Oracle Primavera P6 Enterprise Portfolio Project Management
• Spreadsheets
• Hiểu biết về các công nghệ liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ đang được mua sắm

• Sản xuất
• Thương mại bán buôn
• Cơ quan chính phủ
• Công ty tư nhân 
• Thương mại bán lẻ

Nhiều công ty trao cho các Nhà phân tích mua sắm của họ rất nhiều sự tin tưởng và độc lập, dựa vào họ để chăm sóc lợi ích tốt nhất của người sử dụng lao động của họ. Các nhà phân tích phải thực hiện nghiên cứu siêng năng để đảm bảo họ tìm thấy các đối tác tiềm năng tốt nhất để hợp tác kinh doanh. Chuyển đổi nhà cung cấp và nhà cung cấp có thể là một rắc rối lớn, vì vậy điều quan trọng là phải cố gắng làm đúng ngay lần đầu tiên, sau đó xây dựng dựa trên những mối quan hệ đó. 

Điều đó nói lên rằng, khi có vấn đề phát sinh, các nhà phân tích phải khách quan và xem xét điều gì phù hợp với nhu cầu lâu dài của người sử dụng lao động. Họ phải duy trì các mối quan hệ đôi bên cùng có lợi, nhưng chia tay và tiếp tục nếu mối quan hệ giữa nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp không thành công. 

Issues that often come up include sellers not upholding their end of a contract and products or services no longer being cost-effective to purchase. The longer a company and supplier/vendor have been doing business together, the harder it is to make the call and end things. When the time comes to end a contract, analysts need to know how to handle it professionally without burning bridges.

Procurement processes may not evolve quickly, but they do change over time. One of the big trends impacting the field is the increasing reliance on digitalization and automation, both of which are helping improve efficiency and cut costs. Similarly, companies are focused more than ever on staying flexible, agile, and resilient in the face of unexpected events. Procurement Analysts will rely more and more on data and analytics to make or advise decisions. Meanwhile, as supply shortages and transportation disruptions continue to create challenges, companies are doing all they can to strengthen supplier relations while adding diversity to mitigate risk.

Các nhà phân tích mua sắm phải nghiên cứu và phân tích dữ liệu và thống kê, có nghĩa là họ khá có tổ chức, có phương pháp và kiên nhẫn. Những đặc điểm này có thể đã được phát triển trong các hoạt động thời thơ ấu nhất định hoặc chúng chỉ đơn giản là phẩm chất cá nhân vốn có. Khi còn trẻ, các nhà phân tích có thể rất tò mò về mọi thứ và thích đọc, chơi trò chơi, giải câu đố hoặc xem video hướng dẫn. Họ cũng thường thể hiện các kỹ năng giao tiếp cá nhân mạnh mẽ và có thể đã lớn lên trong các gia đình lớn hơn hoặc tham gia vào các hoạt động của trường, nơi họ đã giúp lập kế hoạch và tổ chức các sự kiện.